Ciao e benvenuto in un nuovo episodio del mio podcast! Oggi vorrei approfondire l’argomento della comunicazione interna, di cui abbiamo già parlato nell’episodio 3, e darti qualche consiglio pratico per iniziare a comunicare in modo efficace con i tuoi collaboratori.

Ecco quindi la mia personale lista di consigli e appuntamenti inderogabili con il team :

1. Primo consiglio : Lascia sempre aperta la porta del tuo ufficio, o meglio, chiudila solo quando strattamente necessario. Ricordo che quando ho avuto il mio primo ufficio da Direttrice, ho subito precisato a tutto il team che quella porta sarebbe stata sempre aperta, proprio per simboleggiare che in qualunque momento ognuno di loro avrebbe trovato ascolto e disponibilità da parte mia. Inconsciamente, quello è stato il mio primo atto nella comunicazione interna con un team che fra l’altro non mi conosceva ancora.
2. Organizza delle riunioni con tutto il team a cadenza regolare Le riunioni sono il momento perfetto per comunicare con loro, non solo per dare le direttive pratiche ma anche per trasmettere informazioni in modo discendente (top-down) e ascendente (bottom-up). Questo vuol dire che tutti i partecipanti potranno sfruttare quest’occasione per fare una proposta o condividere una riflessione. Mi raccomando, precisa bene all’inizio delle tue riunioni quale sarà l’obiettivo di ognuna di esse e l’ordine del giorno specificando che è previsto un momento dedicato all’ascolto delle loro richieste e/o proposte.
3. Organizza almeno una volta all’anno un colloquio individuale con ogni membro del team per un bilancio generale Personalmente, l’organizzo sempre a fine anno. Un’ora per ogni membro del team, 30 minuti per il feedback da parte mia e 30 minuti per l’ascolto del feedback da parte del collaboratore. Il colloquio individuale è un momento privilegiato, nel quale potrai rafforzare il legame di fiducia e rispetto con i tuoi collaboratori. Inoltre dedicare loro questo tempo permetterà loro di sentirsi valorizzati, ascoltati e constatare che la loro opinione per te conta. Vedrai che anche i membri più timidi, che non osano mai venirti a disturbare, troveranno questo momento molto prezioso per il loro benessere all’interno della tua struttura. Anche negli anni più sfidanti e complessi, non l’ho mai saltato perchè per me è molto importante dedicare un’intera ora ad ognuno di loro e fare quando necessario un bilancio insieme di ciò che va e ciò che può essere migliorato. Ovviamente, il colloquio individuale può essere organizzato ogni qual volta tu lo ritenga necessario.
4. Organizza per ogni membro del team delle giornate di “cross-training” negli altri reparti della tua struttura Il cross-training, la parola stessa lo dice, è una o più giornate dedicate alla formazione incrociata cioè in un altro reparto. Ad esempio, una receptionist potrà fare una giornata con le donne delle pulizie per meglio comprendere il loro lavoro e come svolgere al meglio il suo nei confronti di quel reparto. O ancora un cameriere potrà fare una giornata in cucina per imparare al meglio il menu del ristorante così come i ritmi e le esigenze della cucina. Potrai ripetere l’esperienza ogni qual volta lo riterrai necessario. Vedrai che non c’è modo migliore per risolvere gran parte dei conflitti interni fra collaboratori di team diversi o addirittura fra team interi opposti.
5. Organizza almeno una volta all’anno una giornata o serata del personale. Ottima occasione per passare del tempo con il tuo team e approfondire la conoscenza fra te e loro e fra loro stessi. Personalmente ne organizzo una all’anno, spesso prima delle vacanze di Natale. Puoi limitarti ad offrire un pranzo o una cena a tutto il team o, come nel mio caso, organizzare un’attività di gruppo per sviluppare il lavoro di squadra sotto forma di gioco. Ad esempio una partita di bowling a squadre (idealmente ridistribuisci le persone affiché non si formino i gruppi già presenti in azienda), un escape game, un laser game… eccetera.

Ricorda che creare una comunicazione sana con il tuo team è essenziale per la tua attività e per assicurare un accoglienza piacevole ai tuoi clienti. Prenditi cura dei tuoi collaboratori e loro faranno altrettanto con i clienti seguendo il tuo esempio.